Business Case

Keet in de Kerk

Kinderopvang Keet in de Kerk laat medewerkers zelf de functioneringsgesprekken beheren

Met hun unieke locatie, het oude kerkgebouw van Leeuwen (Roermond), en de pedagogische visie gericht op natuur en cultuur, maakt particuliere kinderopvang Keet in de Kerk het verschil. Maar, ook van hun ontwikkelcultuur kunnen andere organisaties leren. Maike Kempen, teamleidster van de buitenschoolse opvang en tegelijkertijd pedagogisch coach, is al drie jaar actief met TruQu bezig. Samen met haar collega’s heeft ze ervoor gezorgd een veilige omgeving te creëren en een performance cyclus te hanteren waarop TruQu perfect aansluit.

De begeleiders van kinderopvang Keet in de Kerk geven de kinderen veel ruimte om dingen te ontdekken en om hun eigen weg te gaan. De creativiteit en de ontwikkeling van het kind staan centraal. Een heel mooi uitgangspunt. Echter, is de valkuil hierbij dat eigen ontwikkelingskansen vergeten worden. Als medewerker wil je ook ontdekken wat jouw verbeterpunten zijn, welke doelen je nog kunt behalen en hoe andere collega’s de samenwerking met jou ervaren.

Deze valkuil werd vermeden en ontwikkelingsdoelen van de medewerkers werden een prioriteit bij Keet in de Kerk. Oprichter Danielle Knapen besloot hier TruQu als hulpmiddel voor in te zetten. Al gauw bleek de tool goed aan te sluiten op hun eigen visie en gedachtegang.

“We wilden het eenmalige functioneringsgesprek niet meer ouderwets op papier doen. De focus kwam te liggen op de ontwikkeling van de medewerkers en het bewijs daarvan. Met TruQu kun je als medewerker laten zien hoe je functioneert, wat je collega daarvan vindt en wat de teamleidster daarover heeft aangegeven. Zo verzamel je zelf bewijsmateriaal om je eigen functioneringsgesprek te beheren”, vertelt Maike.

“Zo verzamel je zelf bewijsmateriaal om je eigen functioneringsgesprek te beheren”

Een veilige omgeving

De implementatie wordt soms onderschat in organisaties. Een vernieuwde performance cyclus ontstaat namelijk niet zomaar. Om gedragsverandering vanaf het begin te bevorderen, zijn een aantal focuspunten van belang. Een veilige omgeving, een gedragen besluit en goede coaching en begeleiding zijn hier voorbeelden van.

Bij Keet in de Kerk verliep de implementatie bij het begin wat stroef, maar geleidelijk aan kwam er enthousiast gehoor van alle kanten. Maike: “Dit komt omdat feedback soms bedreigend kan overkomen. Dit is toch voor iedereen een beetje spannend. Dat vertrouwen heeft moeten groeien. Op een gegeven moment, als je er meer gebruik van maakt, dan komt iedereen er achter dat het heel prettig is. Met name de complimenten werden in het begin veel gebruikt. Dit is een veilige start en iedereen vindt het leuk om dit te geven en te ontvangen. Het gebruik werd steeds groter en medewerkers vinden het nu ook leuk om continu met hun ontwikkeling bezig te zijn.”

Verwachtingen

Eindejaarsgesprekken zijn omgezet naar ontwikkelingsgesprekken die om de drie weken worden gehouden. “De medewerker mag zelf bepalen of het gesprek doorgaat. We merken dat ze dit altijd wel door laten gaan. Wij pakken in dit gesprek de data in TruQu erbij. We bekijken de opgestelde ontwikkelingsdoelen en wat voor actiepunten daar uitrollen. Resultaten van het gesprek worden ook weer in de tool verwerkt. Op deze manier ontwikkelen medewerkers zichzelf met TruQu als hulp. Het gesprek kan niet gevoerd worden als je het zelf niet hebt bewezen. Het wordt van mensen verwacht dat zij TruQu gebruiken”, aldus Maike.

“Op deze manier ontwikkelen medewerkers zichzelf met TruQu als hulp”

Maike Kempen
Teamleider en Pedagogisch Coach – Keet in de Kerk

Ouders en kinderen betrokken

Keet in de Kerk heeft zelf veel templates opgesteld om TruQu optimaal te kunnen gebruiken. Naast templates waarin ouders en medewerkers hun mening delen over de organisatie, is er ook een lijst voor het maken van observatieverslagen over de kinderen. Deze worden naar de ouders verstuurd. “Voor de kinderen van 4 tot 8 jaar wordt een observatieformulier gebruikt. De kinderen van 8 tot 13 jaar hebben zelf inspraak middels een vragenlijst over de opvang. Dit werkt voor iedereen heel prettig.”

Doelen

Volgens Maike is het voornaamste doel met de performance management tool dat de leidinggevende niet meer bepaald hoe het functioneringsgesprek verloopt, maar dat degene voor wie het gesprek bedoeld is dat beslist.

Voor haarzelf is het interessant om doelen te formuleren: “En, omdat verloop terug te kunnen zien. Als je het gewoon uit je hoofd doet dan ben je er niet zo actief mee bezig als wanneer het in TruQu staat. Hier kun je altijd terugzien wat je al hebt bereikt en wat je nog wilt bereiken. En, het is ook leuk om je doelen af te kunnen sluiten. Dat je onder ‘voltooid’ kunt zien waar je mee bezig bent geweest.”

“Het is ook leuk om je doelen af te kunnen sluiten. Dat je onder ‘voltooid’ kunt zien waar je mee bezig bent geweest”

Ze vervolgt: “Het doel van de gesprekken die één keer in de drie weken worden gevoerd, is dat mensen met hun ontwikkelingsdoel aan de slag gaan. Dat je daar een bepaalde tijd voor zet en je daarna kan bepalen of je er nog mee verder moet of dat je het doel hebt voltooid.”

De verandering

Op de vraag wat voor verschil Maike merkt tussen de tijd met en zonder TruQu, zegt ze: “Zowel bij mezelf als aan de andere collega’s zie je dat ze meer actief bezig zijn met hun persoonlijke leerdoelen. Wat hier heel interessant aan is, is dat je het samen doet. Dat je feedback kunt vragen aan jouw team. Die weten zo altijd waar jij mee bezig bent. Het samen doen, maakt het heel leuk.”

“Mensen die bij het begin dachten dat ze face to face wel feedback konden uitwisselen, zijn inmiddels ook erg enthousiast. Dit is in de afgelopen jaren goed gelukt. Dit enthousiasme zal je nooit bij iedereen kunnen overbrengen, maar het grootste gedeelte is er actief mee bezig.”

Coachende gesprekken

Elke opvangorganisatie is per 1 januari 2019 verplicht om een pedagogisch coach in dienst te hebben die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van het pedagogisch beleid en het coachen en begeleiden van de medewerkers.

Maike is sinds begin dit jaar naast teamleidster ook pedagogisch coach. Ze motiveert, stimuleert en begeleidt medewerkers. Oplossingsgericht denken en werken is ook een speerpunt binnen deze functie.

“De gesprekken die ik voer, voer ik dus niet alleen als teamleidster, maar ook als pedagogisch coach. Dit geldt ook voor de teamleidsters van de baby- en peutergroepen. De teamleidsters zijn tegelijkertijd ook echt coaches die geleerd hebben om dit soort gesprekken te voeren met mensen. We weten hoe we ervoor kunnen zorgen dat mensen zelf de oplossing vinden. TruQu is een leidraad om het gesprek goed te kunnen voeren en het meteen te verwerken.”

“Niet het leiden, maar het begeleiden van het gesprek”

Voorheen vond Maike het heel fijn om iemand te vertellen hoe zij een doel kon volbrengen. Nu heeft ze geleerd hoe personen die zelf kunnen bedenken. “Mensen moeten er zelf achter komen hoe ze iets het beste kunnen aanpakken. Niet het leiden, maar het begeleiden van het gesprek. Je merkt dat wanneer mensen zelf de oplossing vinden zij er ook veel enthousiaster van worden. Dan hebben ze het echt zelf in de hand”, zegt Maike.