Business Case

Gemeente Waalwijk

Gemeente Waalwijk ‘Goed op weg’ met de feedback technologie van TruQu

Het Brabantse Waalwijk telt bijna vijftigduizend inwoners en de gemeente laat blijken iedereen een luisterend oor te bieden. Geluiden vanuit de stad worden meegenomen in de doelen, ambities en verbeterpunten binnen de gemeente. Samenwerking, ontwikkeling en eigenaarschap staan voorop in de ambtelijke organisatie en daarbij biedt de Feedback Software van TruQu sinds kort ondersteuning door eenvoudig feedback te kunnen verzamelen, sneller te leren en talent te ontwikkelen.

“De ambities die de gemeente Waalwijk op papier heeft, voel en ervaar je ook op het moment dat je hier binnen bent”, vertelt Hester Verberkt, manager HRM en Ondersteuning bij gemeente Waalwijk, vol trots in gesprek met TruQu. Dit is wat volgens haar de gemeente zo mooi maakt. Deze ambities, samengevat op een kleurrijke poster, omvatten onder andere dat medewerkers het naar hun zin hebben, het maximale uit zichzelf halen en uitstekende prestaties behalen. Met de sturingsfilosofie willen ze zelfsturing en eigenaarschap zoveel mogelijk stimuleren onder de werknemers.

Korte lijn

“Dit is tegelijk gegaan met structuurveranderingen”, aldus Hester. “We hebben een laag leidinggevenden weggesneden, de organisatie is nu heel plat. Hierdoor heb je een ontzettend korte lijn tussen de directie, de teammanagers en medewerkers. We willen maximaal ruimte geven aan onze medewerkers, zodat zij zelf de regie pakken. Een platte organisatie is hierbij nodig.”

’t Goede gesprek

De gemeente is continu bezig zich te verbeteren en doet dat op basis van de competenties die zij tevens op hun koffiebekertjes hebben staan: betrokkenheid, flexibiliteit, ondernemerschap en partnerschap. Als vervolg op de organisatie ontwikkeling (waarin naast de structuur vooral ook de cultuur is aangepakt) ontwikkelden zij de HR-strategie ‘Goed op weg!’. Hester vergelijkt dit met op reis gaan en gebruikt daarbij het plaatje van een ouderwetste rode Mini Kensington. De speerpunten zijn als het ware, de bagage van de Mini, waarbij ‘het goede gesprek’ staat voor het voertuig. Ze willen de auto starten, zorgen dat medewerkers aan het stuur gaan zitten en ‘goed op weg gaan’. Op ‘het goede gesprek’ kon TruQu mooi inhaken.

En, dat zag Moniek Dupuis, Senior HRM-adviseur bij gemeente Waalwijk, ook. “We waren al een tijdje op zoek naar hoe we de huidige gesprekcyclus overeind konden houden. De 360˚ feedbackgesprekken die we voorheen jaarlijks hadden, waren op zich een succes. Maar, het ging om te grote begrippen. TruQu vult deze leegte mooi in door veel compacter en concreter te zijn.”

“We wilden graag de eerste gemeente in Noord-Brabant zijn die TruQu ingericht had”

Cadeautje

De eerste reacties op de software noemt Moniek positief. “Er is een grote groep die nu al zes of zeven keer feedback heeft gevraagd in een paar weken tijd. Ik word ook aangesproken door mensen die zeggen: ‘Hé, ik had iets gehoord over een app. Wanneer krijg ik dat?’.” De HRM-adviseur vertelt dat medewerkers tevens blij worden van kritische noten in hun gekregen feedback. De complimenten worden volgens haar ook erg gewaardeerd. “Het krijgen van een compliment is echt een cadeautje.”

Hester legt uit dat het geven van een compliment gewoonlijk niet in het DNA van een gemeente zit. “Nu staat het ineens zwart op wit en kunnen we het zelfs nog een keertje teruglezen. Het wordt heel bewust gegeven.”

Niet anoniem

“Mensen vinden het heel fijn dat het niet anoniem is. Voorheen gaven wij wel anoniem feedback aan elkaar. Maar, dit is vaak vervelend”, vertelt Moniek. “Je ziet dat één van je collega’s iets heeft geschreven, maar je wil graag horen wat de redenen hierachter zijn en het gesprek aangaan. TruQu zet medewerkers in de lead en dat willen wij graag. Medewerkers mogen eigenaarschap nemen, eigen verantwoordelijkheid pakken en niet afwachten.” Doordat het niet anoniem is, geef je ook niet zomaar oppervlakkige feedback. Het dwingt je om er over na te denken, vindt Hester.

Voordelen kunnen nu na kennismaking met de software op een rij worden gezet. Zo zegt Moniek: “Je bent niet afhankelijk van wanneer er een functioneringsgesprek is. Je kunt op ieder moment feedback ophalen. Je bent continu bezig met wat je wil bereiken en waar je naartoe wil.”

“Wij zetten medewerkers graag in de lead”

0 (1)

Moniek Dupuis
Senior HRM adviseur – Gemeente Waalwijk

Extern

TruQu maakt het mogelijk na een presentatie, interview of andere prestatie feedback op te vragen. Maar, dit hoeft niet altijd intern te zijn. Na een klantgesprek of extern bezoek is het vragen om terugkoppeling ook mogelijk. Ook de gemeente Waalwijk zet de app extern in door feedback op te vragen. Moniek noemt dit spannend, maar waardevol. “Dit is best spannend want als medewerker bij een gemeente neem je niet altijd populaire maatregelen. Zo delen we soms boetes uit of grijpen we in in een gezinssituatie. Maar, juist bij dat soort contacten is het belangrijk jezelf te kunnen ontwikkelen.”

TruQu als hulpmiddel

Het slimmer indelen van de gesprekscyclus geeft een organisatie de kans om continu te sturen op de persoonlijke drijfveren van medewerkers. Samen werk je aan een betere organisatie en meer werkgeluk, maar het vervangt het gesprek natuurlijk niet. Moniek ziet TruQu als één van de instrumenten om het goede gesprek met elkaar te voeren. “Het is echt een hulpmiddel. Sommige mensen vinden het functioneringsgesprek zoals het was prima. Maar, als je doorvraagt en je laat ze kennismaken met de app dan verandert hun beeld.”

Niet alleen de medewerkers willen zich ontwikkelen en blijven leren, hetzelfde geldt voor hun leidinggevende. Hester zegt steeds meer tot de conclusie te komen dat dat ene moment per jaar niet meer omvat hoe je als leidinggevende bezig bent. “Je steunt medewerkers, geeft ze een zetje in de goede richting en je coacht ze. Je wil juist de kleine momenten meer lading geven en waarderen. Wij hopen dat TruQu ons in de toekomst hierbij blijft steunen.”

Talent

Door die kleine momenten meer lading te geven, wil de gemeente Waalwijk ervoor zorgen dat de medewerkers hun talenten kunnen benutten. “Als mensen door deze feedback te gebruiken meer inzicht krijgen in waar zij goed in zijn dan kan dat alleen maar helpen”, aldus Hester.

“Mensen moeten weten waar hun talenten liggen”

Het gesprek wordt afgesloten door Moniek met een duidelijk doel voor de gemeente: leren van en met elkaar. “TruQu helpt bij het leren en ontwikkelen. En, leren is niet meer alleen inschrijven voor een opleiding of cursus. Leren doen we natuurlijk al jaren, maar door dat veel meer bewust te maken veranker je het meer bij mensen. Dat is ons doel.”