Vorige week vond het HR Trend Congres in Amerongen plaats. Hier werden de resultaten gedeeld van een onderzoek onder 1000 HR professionals naar hun verwachtingen voor 2017 en 2018. Op 1 staat dit jaar duurzame inzetbaarheid. Het bijstellen van de beoordelings- en functioneringsgesprekken staat op 4. Beide thema’s met een grote overlap met TruQu. We hebben de bevindingen over de gesprekscyclus samengevat.

Een grotere bevlogenheid en meer betrokken medewerkers. Hoe krijg je dat voor elkaar?

Een grotere bevlogenheid en tevredenheid en nog meer betrokken medewerkers. Hoe krijg je dat voor elkaar? Niet door jaarlijks een beoordelingsgesprek te voeren, de afspraken vast te leggen, vervolgens weer over te gaan tot de orde van de dag en na een jaar weer om tafel te zitten om na te gaan of de gemaakte afspraken zijn nagekomen. De medewerker 2.0 vraagt om meer invloed, meer zelfstandigheid en zelfsturing. Hij wil uitgedaagd worden om zijn talenten te benutten. Daar sluit de huidige functie- en beoordelingscyclus niet meer bij aan. De moderne medewerker wil een omgeving waar hij zijn talenten optimaal kan ontwikkelen, waar hij inspraak heeft en waar hij invloed kan uitoefenen. Het resultaat: een grotere bevlogen- en betrokkenheid van medewerkers en een beter functionerende organisatie. Een prachtige taak voor HR. Maar hoe pak je dit aan?

Het huidige beoordelingssysteem deugt niet

Kilian Wawoe, organisatiepsycholoog en public speaker ging in op de beoordelingscyclus. Volgens Kilian geldt Beoordelen = Veroordelen. Het huidige systeem en de huidige cyclus deugt niet. Dat komt doordat beoordelen uit een tijd van simpel werk afkomstig is, zoals asperges kweken. Dat is makkelijk meetbaar te maken en dus makkelijk te beoordelen. In de huidige tijd met complexe functies hoeft het lang niet altijd te betekenen dat 10 klanten binnen halen beter is dan 5 klanten. Het is dus veel lastiger meetbaar te maken en er hangen meer factoren af van prestatie.

Iedereen vindt zichzelf bovengemiddeld

Ook heerst er binnen organisaties vaak een curve. Je bent of ondergemiddeld of gemiddeld of bovengemiddeld. Uit onderzoek blijkt dat bijna iedereen (80-90%) zich gemiddeld of bovengemiddeld vindt. Vervolgens krijg je een beoordelingsronde en aan het eind van een jaar de slachtoffersronde omdat de ‘resultaten’ bekend zijn. En als iedereen zich een 4 of een 5 vindt dan is het aan de manager de taak om het andere te vertellen.

Beoordelingsproces is tijdrovend en werkt niet motiverend

Er is onderzoek gedaan naar hoe veel tijd managers kwijt zijn aan het beoordelingsproces. Dit blijkt gemiddeld 200 uur per jaar per manager. Voor een bedrijf met 10.000 medewerkers kunnen de kosten hiervan oplopen tot grofweg 35 miljoen dollar per jaar. Wanneer je dit vertaalt naar een organisatie als Deloitte, waar 65000 FTE werkzaam zijn, dan betekent dat dat het management hier 2 miljoen uur per jaar kwijt is aan de gesprekscyclus.

Het doel van het systeem

De beoordelingscyclus is een middel geworden in plaats van een doel. De cyclus kwam voort van Taylor, en is vooral gebaseerd op simpel werk dat niet leuk was. In de huidige tijd geldt een heel ander doel dan destijds. Het doel van het nieuwe systeem moet zijn:

1. Motivatie & Prestatie
2. Talent aantrekken & behouden
3. Tevredenheid & Geluk
4. Eerlijke Verdeling

Hoe werkt de gesprekscyclus dan wel?

Dan is er de vraag hoe de gesprekscyclus tot een hogere werktevredenheid kan leiden. Het antwoord hierop luidt autonomie en feedback! Uit onderzoek is gebleken dat de tevredenheid stijgt als de feedback van meerdere bronnen komt. Ook moet de feedback gegeven worden aan de hand van de realiteit, ofwel afkomstig van echte voorbeelden of gedrag. Werk je in een complexe omgeving? Dan moeten doelen opgesteld worden voor een korte periode. Wat je in januari doet is in februari alweer achterhaald. Belonen moet van dit alles losgekoppeld worden. Meten in complexe situaties heeft geen effect. Coaching wel. Stel flexibele targets en zorg voor een doorlopende dialoog tussen medewerker en manager. Het belonen moet prosociaal gebeuren. Laat collega’s de beloning bepalen.

Onderzoek naar een betere beoordelingscyclus

Momenteel is er onderzoek gaande naar een betere cyclus. Dit onderzoek beschrijft een cyclus op basis van 3 punten:

Analytics — Analytics verkrijg je met feedback. Feedback moet uit zo veel mogelijk bronnen verkregen worden. Feedback van de klant, van collega’s, leidinggevenden en peers.

Coaching — interne of externe coaching, die erop is gericht om mensen te helpen ontwikkelen en verbeteren. Coachingsgesprekken hoeven niet met de directie of managers te zijn.

Beoordeling — De beoordeling hoeft uit slechts twee opties te bestaan: of je voldoet of je voldoet niet.

Deze cyclus is te vergelijken met het behalen van je rijbewijs. De beoordeling: of je krijgt hem wel of niet. Door middel van coaching leer je beter te rijden en jezelf te ontwikkelen. Hierbij gebruik je allerlei data: hoe hard rijd je, hoe zuinig, hoe vaak, hoe nauwkeurig. Uiteraard vergt een nieuwe cyclus ook tijd. Maar dit is aanzienlijk minder dan 200 uur per manager per jaar. Met de nieuwe cyclus kan er rendement behaald worden. Het zal meer opleveren dan kosten.

Onze kritische noot

Kilian beweert dat zelfreflectie minder belangrijk is doordat medewerkers zichzelf altijd gemiddeld of bovengemiddeld vinden, waar wij juist ervaren dat medewerkers wel degelijk zeer kritisch zijn naar eigen functioneren op wat er beter kan en waar zij zich nog in kunnen ontwikkelen. Echter moet de vraagstelling naar onze mening anders zijn. Van “Vind je jezelf onder- of bovengemiddeld?” naar “Waar kan je nog in groeien?”.

<[thrive_leads id=’29427′]