Continue Feedback – Het begrijpen van basisprincipes

Jun 15

Continue Feedback – Het begrijpen van basisprincipes

Als jij een effectievere HR- Manager of HR- professional wilt worden, heb je waarschijnlijk wel eens gehoord van continue feedback en vraag je je misschien af waar het allemaal om draait.

Als dat het geval is, ben je op het juiste adres! In dit artikel nemen we een duik in het diepe omtrent continue feedback. We bespreken de voordelen (en nadelen) van het gebruik van een dergelijk systeem, hoe jij het kan gebruiken om jouw organisatie te verbeteren en nog veel meer.

Laten we in de informatie duiken – eerst, door continue feedback te definiëren.

Wat is continue feedback?

Continue feedback is een feedbackmethode die is ontwikkeld om de “feedback” -lus in jouw organisatie aanzienlijk te verkorten. Traditioneel worden de prestaties vaak elk kwartaal, tweejaarlijks of eenmaal per jaar beoordeeld – en in sommige organisaties zijn er misschien helemaal geen echte feedbacksessies.

En dit is een slechte zaak. Als er geen cultuur bestaat van regelmatige, behulpzame feedback, voelen werknemers zich misschien ondergewaardeerd – ze weten misschien niet wat ze goed of fout doen en zullen zich tijdens hun werk ongemakkelijk voelen.

Het idee van continue feedback is om elke paar weken een feedback-contactpunt te hebben- of nadat een groot project is afgeleverd. Door een groter aantal meer informele feedbacksessies van zowel HR als collega’s te hebben, kunnen medewerkers hun huidige prestaties beter begrijpen en verbeteringen aanbrengen.

Veel organisaties beginnen deze benadering te volgen, vooral grotere ‘Fortune 500-bedrijven’. Bedrijven zoals Adobe, Dell, Microsoft en IBM lopen voorop in deze aanpak

Waarom is continue feedback zo belangrijk?

Waarom is continue feedback zo belangrijk voor jouw organisatie? Het is simpel. Je kan de doelen van je organisatie niet behalen zonder een plan.

En tenzij je een robuust, continu feedbacksysteem hebt, ben je in essentie onwetend over de prestaties van je werknemers. Te vaak houdt de jaarlijkse prestatiebeoordeling zich alleen bezig met hoogwaardige prestaties en doelstellingen, niet met de dagelijkse prestatieverbeteringen die werknemers kunnen maken.

Hier is een voorbeeld van wat we bedoelen. Stel dat je een verkoop-call-centrum runt. Je wilt de sluitingen bij oproepen met 10% verhogen. Wat doe jij?

Als je geen gebruik maakt van een regulier continu feedbackproces, is de kans groot dat je het niet weet! Je kunt enkele nuttige adviezen geven aan werknemers en hen aanmoedigen, maar je kunt niet echt sterke en zwakke punten identificeren of nuttige constructieve kritiek bieden.

Als je daarentegen doorlopende feedback gebruikt om werknemers aan te moedigen, hen te helpen gebieden van kracht en zwakte te identificeren en hun voortgang bij te houden. Je kunt goed presterende werknemers identificeren en hen aanmoedigen om slecht presterende werknemers te begeleiden. Het beste van alles is dat je de prestaties tijdens elke feedbacksessie kunt volgen, zodat je een completere gegevens set krijgt en jouw voortgang kunt begrijpen.

Dit is slechts een voorbeeld van waarom continue feedback belangrijk is – er zijn er nog veel meer.

Wat zijn de voordelen van continue feedback?

Wil je meer weten over de voordelen van continue feedback? Laten we ze nu bespreken.

Betere betrokkenheid van werknemers – Het eerste (en misschien wel het grootste) voordeel dat je krijgt, is dat werknemers zich meer betrokken voelen. Zowat elke werknemer wil zijn prestaties verbeteren. Een verlangen om het beter te doen op het werk is een natuurlijke menselijke drang – en als jouw medewerkers de tools hebben om dat te doen, zullen ze er gebruik van maken.

Dat is een reden waarom continue feedback de betrokkenheid van werknemers zo succesvol maakt. Wanneer werknemers begrijpen hoe ze kunnen verbeteren en constructieve feedback krijgen over wat ze al goed doen, zijn ze meer betrokken bij jouw bedrijf en zullen ze harder werken om te verbeteren. Ze zullen ook het gevoel hebben dat jouw bedrijf meer belang heeft in hoe goed ze het doen – en loyaler worden naar jouw organisatie.

Hogere werktevredenheid  – Continue feedback verbetert niet alleen de betrokkenheid. Het verbetert ook de arbeidsvreugde. Dit is logisch – als je regelmatig wordt verteld hoe goed je het doet en de kans hebt gekregen om jezelf als werknemer te verbeteren, ben je eerder geneigd tevreden te zijn met wat je doet.

Continue feedback geeft werknemers een duidelijk, objectief doel waarnaar ze kunnen werken. Ongeacht wat dat doel kan zijn: Los klachten van klanten effectiever op, verkoop meer producten, wordt een efficiëntere werknemer – het is nuttig voor werknemers om duidelijkheid te hebben en te weten wat ze kunnen doen om te verbeteren. En wanneer een medewerker zijn of haar doel bereikt, zullen ze zich meer tevreden voelen in hun werk.

Lagere omloopsnelheden – Een bedrijf dat investeert in zijn werknemers met continue feedback, heeft minder kans op hoge turnover rates. Dit is een enorm voordeel, vooral voor HR-managers. We kennen allemaal de kosten van een nieuwe medewerker – en de kosten om van een nieuwe medewerker weg te geraken die niet geschikt is voor hun functie. Hoge turnover rates kosten HR-afdelingen behoorlijk wat tijd, geld en energie die anders zou kunnen worden gebruikt voor het verbeteren van de organisatie.

Bovendien helpt deze lagere turnover rates uw bedrijf toptalent te houden en ervoor te zorgen dat zij tevreden zijn met hun werk. Terwijl andere factoren een rol spelen bij het behouden van talent (competitieve salarissen en voordelen, een structuur die zorgt voor groei van de functie, enz.), is continue feedback een grote factor.

Verbeterde moraal bij het bedrijf – Een sfeer van continue feedback stimuleert open, eerlijke en regelmatige interacties tussen werknemers en managers. Daarnaast kan een focus op peer-to-peer feedback bijdragen aan een betere, meer positieve werksfeer. Samen helpt dit het moreel bij het bedrijf verbeteren, wat resulteert in een betere werkplek voor iedereen.

Dit is niet alleen fijn om te hebben, het hoge moreel van werknemers wordt geassocieerd met een aantal voordelen, zoals een lager verloop, meer effectieve werknemers, een betere langdurige retentie van medewerkers en nog veel meer.

Hogere efficiëntie en effectiviteit – Regelmatig feedback geven aan werknemers is de beste manier om een efficiëntere, effectievere en beter presterende werkplek aan te moedigen. Vaak realiseren werknemers zich misschien niet dat ze iets verkeerd doen – of inefficiënt zijn.

Regelmatige feedbacksessies kunnen werknemers helpen om gebieden met inefficiëntie te identificeren – en wanneer een plan voor verbetering wordt gepresenteerd, zullen ze veel effectiever kunnen zijn in hun taken.

Dit geldt met name als je peer-to-peer feedbacksessies tussen collega’s aanmoedigt. Vaak zullen de collega’s van een werknemer gemakkelijk gebieden kunnen identificeren waar ze verbetering nodig hebben – en nuttige, toepasbare real-world adviezen bieden die hen helpen effectiever te werken.

Dit helpt zowel goed presterende als slecht presterende werknemers – Medewerkers van alle niveaus kunnen profiteren van continue feedback. Goed presterende medewerkers worden erkend vanwege hun capaciteiten en kunnen zelfs worden aangemoedigd om zichzelf harder te pushen. Ze kunnen hun vaardigheden en kennis ook gebruiken om de mensen om hen heen te onderwijzen en de algehele effectiviteit van uw bedrijf te verbeteren.

Slecht presterende werknemers worden ook geholpen door voortdurende feedback. Gewoonlijk weet een werknemer die niet goed presteert, gewoon niet wat hij doet – of hoe hij kan verbeteren. Ze hebben misschien geen goede training gehad, of weten misschien niet hoe ze een betere werknemer kunnen worden.

Maar met constructieve feedback van managers en collega’s kunnen zwakke plekken worden geïdentificeerd. Vervolgens kunnen ze via eLearning en mentorschap van beter presterende werknemers hun prestaties verbeteren!

Om deze redenen – en nog een aantal andere – wordt continue feedback steeds populairder bij hoog presterende organisaties.

Wat Zijn De Nadelen Van Continue Feedback?

Continue feedback is absoluut cruciaal voor jouw bedrijf, maar dat betekent niet dat het perfect is. Er zijn een aantal nadelen, voornamelijk gerelateerd aan het opzetten van een “feedback cultuur” en het verkrijgen van de volledige inzet van de medewerker.

Neemt tijd in beslag – Instellen van een continue feedback cultuur kan niet van de ene op andere dag worden gedaan. Mogelijk moet je individuele feedbackvergaderingen en sessies maandenlang of tot een jaar lang beheren voordat het proces echt zelfonderhoudend wordt.

Er moet voor worden gezorgd dat positieve feedback wordt aangemoedigd – Feedback geven is een kunst. Natuurlijk wil je nooit liegen tegen een slecht presterende collega of medewerker, of de gebieden vermijden waar ze verbetering zouden kunnen gebruiken. Maar je moet kritische feedback temperen met positieve feedback en gekwetste gevoelens en negativiteit vermijden – anders zal je wekplekcultuur eronder lijden

Medewerkers moeten zich inzetten voor succes – Je hebt al jouw medewerkers nodig om succesvol te zijn met dit soort feedbackprogramma’s. Ze moeten bereid zijn om met jou, managers en hun collega’s samen te werken om een echte feedbackcultuur te creëren. Als jouw werknemers weigeren zich in te zetten voor dit idee, kan het moeilijk zijn om jouw programma in gebruik te nemen.

Sommige aansprakelijkheid kan verloren gaan – Dit is vooral het geval als jouw werknemers vrienden met elkaar zijn – het is moeilijk om echt negatieve feedback te geven aan iemand met wie je een persoonlijke band hebt.

De beste manier om dit te voorkomen, is door regelmatige feedbacksessies te plannen, niet alleen met collega’s, maar ook met supervisors en HR. Peer feedback kan meer gericht zijn op zachte, constructieve feedback, terwijl feedback tussen werknemers en supervisors iets kritieker kan zijn.

Niet het juiste kanaal voor belangrijke persoonlijkheids- of werkproblemen – Continue feedback is niet echt een geweldige manier voor werknemers om ernstige persoonlijkheidsproblemen met andere werknemers aan te kaarten, of problemen die ze hebben met hoe ze werken. Ernstige problemen met werknemers moeten nog steeds direct naar HR worden gebracht.

Voor wie is continue feedback interessant?

Idealiter zou continue feedback voor iedereen interessant moeten zijn! Dit komt omdat continue feedback nooit beperkt mag zijn tot slechts een deel van uw organigram. Elk persoon in jouw bedrijf zou op de een of andere manier moeten kunnen deelnemen – omdat elke persoon in jouw bedrijf zijn of haar prestatie kan verbeteren!

Hoe kan continue feedback jouw organisatie verbeteren?

Continue feedback kan jouw organisatie op talloze manieren verbeteren. Ten eerste kan je elke individuele werknemer afstemmen op jouw bedrijfsstrategie. Je kunt feedbacksessies gebruiken om elke medewerker te helpen zich te concentreren op iets dat jouw organisatie op de lange termijn ten goede komt – en om alle werknemers op dezelfde pagina te houden.

Het helpt jou ook om een duidelijker, overkoepelend beeld te krijgen van hoe elke individuele medewerker presteert in jouw organisatie. Omdat feedback regelmatig en goed gedocumenteerd is, kan je eenvoudig de voortgang volgen en zowel goed presterende als slecht presterende werknemers identificeren.

Al deze verbeteringen komen neer op verandering. Zoals Winston Churchill zei: “Verbeteren is veranderen; perfect zijn, is vaak veranderen”. Door continue feedback kan jouw bedrijf vaak veranderen – en des te beter!

Hoe kun je continue feedback in jouw organisatie implementeren?

Enkele basisstappen nodig om continue feedback in jouw bedrijf te implementeren.

Hieronder enkele tips om je op weg te helpen.

Begin klein – Probeer te voorkomen dat je je hele feedbackstructuur in één keer verandert. Begin met een groep van 3-4 personen en stel het proces geleidelijk aan hen voor. Het beste is om werknemers te vinden die ruimdenkend zijn en een reputatie hebben om comfortabel te zijn met verandering.

Zorg ervoor dat ze weten wat er van elkaar wordt verwacht – en wat ze van jou mogen verwachten. Bewapen ze met alle tools die ze nodig hebben en laat ze beginnen met jouw nieuwe feedbackproces. Naarmate de tijd vordert, zullen zij hun ervaringen met hun collega’s en collega’s delen – meer enthousiasme over en inzet voor het nieuwe programma.

Ga door met dit proces met een nieuwe groep mensen zodra de eerste groep zich vertrouwd heeft gemaakt met het proces – en ga door totdat iedereen deel uitmaakt van jouw nieuwe doorlopende feedbackcultuur.

Medewerkers coachen op goede feedback – Dit is uiterst belangrijk voor het succes van jouw nieuwe feedbackplan. Je moet je medewerkers zowel coachen als feedback geven, en hoe je het op de juiste manier kunt accepteren. Zonder deze coaching kan jouw werkplek vijandig of onverantwoordelijk worden voor werknemers.

Tijdigheid aanmoedigen (en belonen) – Een groot deel van de continue feedback zorgt ervoor dat medewerkers tijdig feedback aan elkaar geven. Dit is moeilijker dan het klinkt – andere verantwoordelijkheden en taakstellingen betekenen vaak dat feedback op de achtergrond komt te staan.

Maar als je beloningen en andere voordelen kunt bieden aan mensen die op tijd geweldige feedback geven, zullen jouw werknemers langer betrokken zijn en kun je een betere cultuur opbouwen.

Zorg voor een actiegericht feedback raamwerk – alleen feedback geven is niet genoeg. Medewerkers moeten actie kunnen ondernemen op de feedback die ze ontvangen. Het opbouwen van een kader voor feedback met een duidelijk doel is een fantastisch idee – na ontvangst van feedback, zal een medewerker precies weten waar hij zich op moet richten.

Resistentie overwinnen – In eerste instantie kan jouw streven om een radicale verandering teweeg te brengen in de manier waarop uw bedrijf met feedback omgaat, niet geaccepteerd worden door andere HR-medewerkers, managers, werknemers etc. Behandel hun zorgen en overwin hun weerstand – het helpt om de vele voordelen te bespreken waar het bedrijf van zal genieten zodra het nieuwe systeem is geïmplementeerd.

Blijf op de hoogte – zodra je programma is gestart, doe je je best om de vaart erin te houden – en zorg je ervoor dat medewerkers feedback blijven geven en ontvangen. Overweeg af en toe het formaat van beoordelingssessies om te schakelen, om dingen vers te houden en vraag feedback over het nieuwe systeem, zodat je eventuele noodzakelijke verbeteringen kan aanbrengen en een betere feedbackcultuur kan opbouwen.

Het opbouwen van een continue feedbackcultuur is niet eenvoudig, maar het is de moeite waard. Ga dus vandaag aan de slag en zie hoe jouw bedrijf hiervan kan profiteren!

Gebruik de voordelen van continue feedback naar uw voordeel

De traditionele, jaarlijkse prestatiebeoordeling is alles behalve dood. Hoewel het in het verleden misschien logisch is geweest, is het gewoon veel te traag, inefficiënt en verouderd voor de snelle digitale wereld van vandaag.

Dus gooi die jaarlijkse prestatiebeoordeling weg. Richt je in plaats daarvan liever op een cultuur van continue feedback – waar medewerkers zich op hun gemak voelen om regelmatig functioneringsgesprekken te geven en te ontvangen, zowel van collega’s als van het management.

Dit doen is niet gemakkelijk – en het zal enige tijd duren voordat al je werknemers zich inzetten hiervoor. Maar het is de moeite waard. Door deze feedbackmethode te implementeren, kan je de betrokkenheid en efficiëntie van werknemers verbeteren, het moreel op de werkplek verbeteren, omzet verminderen, talent behouden, en nog veel meer.

Dus wacht niet. Gebruik deze gids en bedenk hoe je meteen kan beginnen met het implementeren van continue feedback in jouw bedrijf. Je hoeft morgen geen ‘HR-revolutie’ te starten – denk alleen maar na over hoe deze technieken kunnen worden gebruikt om verandering aan te wijzen in de manier waarop jouw organisatie prestaties bijhoudt.

Begin vervolgens met het introduceren van het idee van een continu feedbackprogramma. Zodra je de voordelen ervan hebt geschetst, weten we zeker dat je kunt slagen! Bekijk dit artikel opnieuw en ga nu aan de slag.

 

About The Author

TruQu is opgericht in 2012 door Eelco Veltenaar en Bart Kollau. TruQu richt zich op bedrijven die de HR-performance cyclus willen vernieuwen en die medewerkers in staat willen stellen om middels online feedback continu te leren. De vraag naar feedback oplossingen is binnen de HR-wereld sterk groeiende. De TruQu software maakt het inmiddels mogelijk om feedback te vragen en te geven aan internen en externen. TruQu is een van de snelstgroeiende HRTech bedrijven van Nederland en is gevestigd in de parktoren in Amstelveen.