In de wereld van de zakelijke dienstverlening is persoonlijke ontwikkeling populairder dan ooit, terwijl dit enkele jaren geleden nog nauwelijks op de agenda stond. Gelukkig zien steeds meer bedrijven de essentie en zijn zij bereid hierin te investeren. Om meer inzicht te krijgen in dit onderwerp, gingen we in gesprek met Jantien ’t Hart. 

Jantien is al meer dan 10 jaar onderwijskundige en coacht de zakelijke markt op het gebied van leiderschap, (persoonlijke) ontwikkeling en feedback. Zij weet als geen ander hoe belangrijk performance management is voor organisaties. In deze blog lees je meer over de kracht van feedback en de ondersteunende rol van TruQu hierin.

Hoe feedback bijdraagt aan bedrijfsresultaat 

Jantien werkt met veel uiteenlopende bedrijven – van accountantskantoren, IT-bedrijven tot aan overheidsinstanties. Ongeacht de sector ziet zij dat er op het gebied van feedback en gesprekstechnieken nog veel punten te behalen valt. Volgens haar zit het structureel geven van feedback nog niet echt ingebed in de Nederlandse bedrijfscultuur, en dat is een gemiste kans. “Bij veel bedrijven wordt er wel over feedback gepraat, maar er wordt weinig mee gedaan. Organisaties gaan er doorgaans pas mee aan de slag als zij zien dat het daadwerkelijk iets oplevert en dat het effect heeft. Bijvoorbeeld door sneller en efficiënter werken, betere samenwerking tussen teams en uiteindelijk een hogere omzet.”  

Inmiddels ziet zij een verschuiving in de markt en komen steeds meer organisaties achter het feit dat performance management en een goede feedbackcultuur wel degelijk van belang zijn. “Als het personeel goed in hun vel zit, weten hoe ze moeten groeien, hoe ze moeten communiceren, hoe ze feedback moeten geven – dan gaat het vanzelf beter met de business.” Aldus Jantien.

“De eenvoudige tool en de templates van TruQu zorgen ervoor dat feedback op een laagdrempelige manier onderdeel wordt van de workflow.”

Feedback vs. feedforward

Bij het geven en ontvangen van feedback komen verschillende vaardigheden kijken. Als we Jantien vragen wat de belangrijkste vaardigheid is, antwoordt zij direct: luisteren! Ook als je feedback geeft is naar elkaar luisteren van belang. Het draagt bij aan de wijze waarop je je boodschap formuleert. Verder vult ze aan dat de ‘tone of voice’ bij feedback het verschil maakt. “Door feedback op een opbouwende manier te geven, creëer je een omgeving waarin medewerkers willen leren en groeien, zonder dat ze het idee hebben dat ze worden afgebrand. Je kunt beter zeggen: ‘Wat zou je anders doen?’ In plaats van: ‘Dit heb je niet goed gedaan!’ Beide hebben hetzelfde doel, alleen de aanpak is totaal anders. Men noemt feedback tegenwoordig niet voor niets feedforward. Feedback is vooral gericht op wat er allemaal is gebeurd, maar dat heeft niet zoveel zin. Je kunt beter kijken naar hoe je dingen kunt veranderen, zodat het wel het gewenste resultaat oplevert.”

Maar wat als iemand ondanks het goed luisteren de feedback wel nog als kritiek ervaart? “Dan is het vooral een mindset. Ik geef hen dan altijd de tip om eens anders te gaan kijken naar feedback en om eigenlijk het verleden een beetje te vergeten. In het verleden zijn namelijk heel vaak verkeerde feedback gesprekken gevoerd en heeft iemand daardoor het idee gekregen dat feedback helemaal niet leuk is en niet helpt. Juist door met zo’n iemand in gesprek te gaan en erover te praten werkt dat heel verhelderend.” Daarom daagt ze ook alle deelnemers van de training uit om eens anders naar feedback te kijken. Ze geeft hen mee dat feedback geen kritiek en elkaar de grond in trappen is. “Feedback gaat er juist om dat je iemand iets gunt, dat je samen verder komt en iets kan ontwikkelen. De verschuiving van het negatieve beeld van feedback naar juist het positieve gevoel; dát is een van de mooiste resultaten na een training.” 

Daarnaast is ‘direct zijn’ cruciaal voor het geven van feedback. In dit geval heeft ‘direct’ twee betekenissen, namelijk geef direct feedback na een bepaalde situatie en niet pas enkele dagen later. En ‘direct’ in de zin van, face-to-face, niet via een ander of een omweg. “Op deze manier kun je elkaar aanvoelen en eventueel ruis wegnemen. Dan kun je na afloop het gesprek en de uitkomst vastleggen in TruQu, zodat je dat wel nog terug kunt vinden op een later moment.”

De ondersteunende rol van TruQu

Naast het geven van de training adviseert ze haar opdrachtgevers ook om te werken met een tool zoals TruQu. Een performance management tool speelt een belangrijke rol in het implementeren van een feedbackcultuur binnen organisaties. “De eenvoudige tool en de templates van TruQu zorgen er namelijk voor dat feedback op een laagdrempelige manier onderdeel wordt van de workflow. Bovendien wordt de voortgang opeens heel duidelijk en zichtbaar, omdat alles wordt vastgelegd op één plek. Normaal gesproken wordt het snel gemaild of even in een bestandje gezet, maar nu kunnen zij naar de tool gaan. Dat leer ik ook iedereen in mijn training, dat ze direct na het gesprek of feedback moment naar TruQu gaan om het te noteren. Als dat lekker werkt en je krijgt af en toe een herinnering van TruQu; dan maak je echt enorme verschillen.”

“Men noemt feedback tegenwoordig niet voor niets feedforward.”

De implementatie van TruQu en een feedbackcultuur

Hoewel TruQu een grote bijdrage levert aan de feedbackcultuur, is de implementatie ervan niet altijd eenvoudig. “Er is vaak weerstand binnen organisaties als er met een nieuw systeem gewerkt moet worden,” legt Jantien uit. “Mensen zien het als een extra taak, een ‘moetje’. Maar als er draagvlak is vanuit de leiding, het MT en er zijn eventueel ambassadeurs binnen de organisatie, dan wordt het proces een stuk makkelijker.” Ze vult aan dat bedrijven er wel continue aandacht aan moeten blijven besteden, want anders is het zo weggezakt bij het personeel. Verder zorgt een gemakkelijk systeem, waarin veel voor de medewerkers wordt gedaan en zij niet overal over na hoeven te denken, zeker voor snellere adaptatie. “Als zij het langer gebruiken, dan wordt het in de loop der tijd interessant en zien ze vanzelf de voordelen ervan in.”

Jantien sluit af met een belangrijke tip: “Zorg ervoor dat feedback een doorlopend proces wordt. Met de juiste mindset, training en ondersteuning kan feedback niet alleen individuen, maar ook teams en de gehele organisatie transformeren.”

Jantien is al meer dan 10 jaar onderwijsdeskundige en heeft sinds 2015 haar eigen bedrijf genaamd ’t Hart Training & Ontwikkeling. Meer weten over Jantien haar werkwijze en aanpak? Plan dan een kennismaking in of bekijk haar website.