Als je op dit artikel bent beland, zoekende naar wat voor model of cultuur bij jouw organisatie past, dan ben je hoogstwaarschijnlijk ontevreden over het huidige performance management systeem in jouw organisatie. Is de systematiek te ouderwets? Past die niet bij de organisatiecultuur? En, moet die cultuur hoe dan ook niet op de schop? Je weet dat er iets moet veranderen, maar je weet nog niet wat.

Het is geen appeltje-eitje om tot een passende oplossing te komen. Met alleen software kom je niet tot deze oplossing, hier is gedragsverandering voor nodig. Software is een middel, geen doel. Je moet je doelen concretiseren om tot een werkende systematiek te komen waarin medewerkers zich veilig voelen om te veranderen en de kans krijgen om te ontwikkelen.

Het huidige systeem

De traditionele cyclus ondersteunt de ontwikkeling van medewerkers vaak onvoldoende. Het ontbreekt vaak aan een directe link tussen de persoonlijke ontwikkeldoelen en de organisatiedoelstellingen. Bovendien kost de traditionele manier van beoordelen veel tijd.

Een onderzoek van Forrester Consulting, waarin meer dan 600 performance besluitvormers uit 14 verschillende landen werden ondervraagd, toont aan dat 60% van de respondenten zich zorgen maakt over het feit dat ze achterlopen op het gebied van performance management. Het blijkt dat de traditionele manier van beoordelen plaats moet maken voor meer continue en betrokken methoden. 46% is van mening dat verbeteringen in performance management positief bijdraagt aan het behoud van medewerkers.

Uit het onderzoek blijkt dat de organisaties die hun performance processen op de schop nemen, hier ruimschoots de vruchten van plukken. Van de bedrijven die in de afgelopen twee jaar in hun performance management systeem hebben geïnvesteerd, rapporteerden 60% betere medewerkersbetrokkenheid en 53% hogere productiviteit te ervaren.

Ontwikkelen of beoordelen

Er zijn een aantal zaken om rekening mee te houden. Is je doel om medewerkers te ontwikkelen of staat de beoordeling centraal? Voor je kiest wat goed bij jouw organisatie past, is het van belang om te weten of de intentie is om de beoordelingsformulieren aan de beoordeling te koppelen. Voor een heuse ontwikkelcultuur is dit namelijk niet altijd de beste beslissing. Om feedback daadwerkelijk ontwikkelingsgericht te maken, zal de mindset ook op ontwikkelen moeten staan en niet op de beoordeling. Maak hier een duidelijke keuze in voor je verder gaat.

Hoe groot is de verandering?

Ga na hoeveel feedback er op dit moment wordt gegeven en hoe groot de verandering zal zijn naar de methode die je eventueel voor ogen hebt. Het willen omschakelen naar een nieuw model is één, maar om gedragsverandering daadwerkelijk waar te maken is meer nodig. Als de huidige aantallen rondom het vragen en geven van feedback erg laag liggen, is het verstandig het niet meteen groots aan te willen pakken als je denkt dat je organisatie gedragsverandering wellicht lastig vindt. Je kan altijd nog de stap naar een hogere frequentie maken. Geef medewerkers de ruimte aan het nieuwe systeem te laten wennen.

Feedback ongeacht organigram

In het nieuwe model is het van belang dat je niet alleen openstaat voor feedback tussen medewerkers onderling, maar dat dit ook van manager of klant naar medewerker en terug kan gaan. In je (nieuwe) ontwikkelcultuur wil je dat elke medewerker het recht heeft om feedback te geven aan een ander persoon in de organisatie, ongeacht waar deze persoon in de organigram staat. Met dit totaalbeeld wordt je ontwikkeling gestimuleerd.

In je nieuwe methode hoeven leidinggevenden niet langer het startpunt te zijn. Gebruik het als instrument waarin de ontwikkeling van de medewerker centraal staat. Leidinggeven gaat hierbij coachend. Het gaat om het prikkelen van de motivatie om de medewerker zelf op zoek te laten gaan naar persoonlijke ontwikkeldoelen die in relatie staan met de geformuleerde organisatiedoelen.

De rol van de medewerker is niet meer afwachtend, maar draait nu om zelfregie. Laat de medewerker met zijn professionele bijdrage afstemmen op dat wat nodig is.

Componenten performance management

Nu je de huidige situatie hebt geschetst en keuzemogelijkheden tegen elkaar hebt afgewogen, is het tijd om te bedenken welke componenten in ieder geval in jouw performance management systeem horen. Natuurlijk is er nog veel meer, maar dit is in ieder geval iets om mee te beginnen!

1. 360 graden feedback

Met 360 graden feedback creëer je een totaalbeeld voor een medewerker. Medewerkers krijgen op deze manier een goed afgerond beeld van hun prestaties, in plaats van alleen top-down feedback te ontvangen. Een erg waardevolle manier om ontwikkeling te bevorderen. Door 360 graden feedback wordt een eenzijdige blik voorkomen en zorgen de verschillende invalshoeken voor een betrouwbaarder beeld.

2. Erkenning

Successen mogen gevierd worden. Erkenning is een belangrijk onderdeel in je performance management systeem. Het geven van een compliment is hier een mooi voorbeeld van. Op deze manier bouwen medewerkers zinvolle relaties met elkaar op. Laat iemand niet alleen weten wat ze niet goed doen, maar ook wat er wel goed gaat. Positieve feedback stimuleert en helpt bij de ontwikkeling.

3. Doelen stellen

Doelen geven duidelijkheid. Wanneer je een duidelijke visie of wens hebt, wordt het nemen van de juiste actie eenvoudiger. Doelen helpen mensen een visie te definiëren van waar ze willen zijn. Het moedigt mensen aan na te denken over de betekenis van hun werk en hoe het aansluit op het grotere geheel. Dit maakt het stellen van doelen ook belangrijk om onderdeel te laten zijn van jouw performance management systeem. Medewerkers zullen meer bereiken.

4. Doelen blijven nastreven

In het systeem is het naast het stellen van doelen ook belangrijk dat medewerkers aan hun doelen kunnen blijven werken. In het performance management systeem moet je doelen kunnen stellen, maar deze ook kunnen volgen, resultaten aan toevoegen en voltooien. Om voor duidelijkheid en transparantie te zorgen, moeten doelen ook bespreekbaar worden gemaakt binnen teams. Help elkaar!

5. Reflecteren

De laatste component is de zelfreflectie. Op wat voor manier ga je dit organiseren in je systeem? Organiseer je dit als manager of krijgen medewerkers zelf de regie? Het is van belang dat na alle gekregen feedback, het stellen van doelen en het ontvangen van complimenten, de medewerker terugkijkt op zijn prestaties en zichzelf reflecteert. Ook dit is een waardevol onderdeel van het ontwikkelingsproces.

[thrive_leads id=’29427′]