Feedback geven is niet altijd makkelijk, maar wel noodzakelijk wanneer je als organisatie continu wilt verbeteren. Goede feedback kan er namelijk voor zorgen dat een persoon beter gaat presteren, negatief gedrag aanpast of gemotiveerder wordt in de dingen die hij of zij doet. Hoewel het altijd spannend is hoe feedback die je geeft ontvangen wordt, zijn er wel een paar regels en tips die het geven van feedback makkelijker maken. Welke dat zijn lees je hieronder.

Feedback geven: de regels

Geef feedback één op één. Geef je feedback niet in het bijzijn van anderen. Zoek een stille en neutrale plek met privacy. Dit stelt de ontvanger van feedback ook in staat feedback terug te geven. De enige uitzondering hierop is wanneer je positieve feedback in de vorm van een compliment geeft.

Zorg dat de intentie van je feedback altijd gericht is op het verbeteren van iemands gedrag. Gebruik feedback niet om zelf stoom af te blazen. Feedback is waardevol wanneer de kans op het verbeteren van de vaardigheden van de ontvanger groot is. Dit is wanneer de mogelijkheden om deze vaardigheden te gebruiken zich in de nabije toekomst nog een keer zullen voordoen. Feedback moet coachend en gericht op verbetering zijn.

Beschrijf concreet en veranderbaar gedrag. Geef geen feedback op iemands persoonlijkheid, maar op iemands gedrag. Dit zorgt ervoor dat je niet veroordelend overkomt. Zorg dat de feedback concreet is en geef specifieke voorbeelden. Dit stelt de ontvanger in staat er daadwerkelijk iets mee te doen. Geef in een paar punten (niet te veel, 1 of 2 is voldoende) aan wat volgens jou de vervolgstappen moeten zijn. Dit geeft een beginpunt en de ontvanger zal dit waarderen.

Spreek niet namens anderen. Spreek vanuit jezelf. Geef aan wat jij hebt gezien en wat jij hiervan vindt. Spreek hierbij in de ik-vorm. Zodra je de mening van anderen gaat betrekken in jouw feedback zal het aanvoelen als een aanval. Het enige wat de ontvanger uit deze feedback zal halen is de vraag wie er negatief over hem of haar denkt.

Maak geen onderscheid tussen mannen en vrouwen. Uit onderzoek blijkt dat de feedback die vrouwen ontvangen systematisch minder specifiek is. Dit geldt voor zowel lof als voor feedback gericht op de ontwikkeling. Mannen krijgen dus een duidelijker beeld van wat ze goed doen en meer specifieke begeleiding van wat nodig is om het volgende niveau te bereiken. Wees je hier als feedbackgever bewust van.

Focus op één issue tegelijk. Omdat feedback geven moeilijk kan zijn, kunnen mensen geneigd zijn feedback op te sparen tot een bepaald moment. Echter, wanneer iemand meerdere punten te horen krijgt die het afgelopen jaar niet goed zijn gegaan zal deze persoon in de verdediging schieten en is het minder waarschijnlijk dat hij of zij zijn gedrag zal veranderen.

Wees eerlijk. Overdrijf niet en benoem alleen feiten zonder destructief te zijn.

Feedback geven: tips

Vraag toestemming om feedback te geven. “Heb je even en sta je open voor feedback?” of ““Ik heb een paar dingen opgemerkt en vroeg me af of je geïnteresseerd bent in feedback”. Een makkelijke vraag, maar met veel impact. Hierdoor leg je de bal bij de ontvanger van feedback, waardoor deze zich minder defensief zal opstellen. De ontvanger kan zich voorbereiden op het feit dat hij of zij feedback krijgt en dat het zowel positief als negatief kan zijn.

Wacht niet te lang met het geven van feedback. Hoe eerder je feedback geeft hoe beter. Feedback is het meest waardevol voor de ontvanger als hij of zij nog iets kan veranderen om de uitkomst te verbeteren. Een voetbalcoach wacht ook niet tot na de wedstrijd, maar geeft tijdens de wedstrijd en in de rust feedback aan zijn spelers, zodat deze het tijdens de wedstrijd nog beter kunnen doen. Indien je feedback geeft over resultaten uit het verleden, zorg er dan voor dat je aangeeft hoe het in de toekomst beter kan.

Geef eens wat vaker een compliment. Door het geven van een compliment krijgt de ontvanger een goed gevoel. Dit komt omdat er dopamine vrijkomt in het brein. Uit onderzoek blijkt zelfs dat complimenten meer motiveren dan cadeautjes en geld. Bovendien versterken complimenten de onderlinge relaties. Kortom, van complimenten wordt het plezier in het werk alleen maar beter.

Vergeet 2x positief en 1x negatief (ook wel bekend als de Sandwich methode). Nog steeds zijn er organisaties die feedbacktools en -trainingen aanbieden gebaseerd op de Sandwich methode, terwijl dit al sinds 2013 afgeraden wordt. De gedachte is dat je begint met een compliment (het bovenste broodje), dan de kritische feedback (het beleg) en dan weer een compliment (het onderste broodje). Echter, wetenschappelijke data toont aan dat dit twee gevolgen heeft. Gevolg 1: medewerkers prikken door de methode heen. Ze horen het compliment en zetten zich schrap voor de kritische feedback. Dit zorgt ervoor dat de complimenten niet oprecht over komen. Gevolg 2: indien de complimenten wel oprecht overkomen wordt de kritische feedback vergeten. Mensen herinneren zich vaak wat zich het eerste en wat zich het laatste afspeelde in een gesprek.

Sta open voor een follow-up en geef dit aan. Feedback ontvangen is minstens zo spannend als het geven van feedback. Iemand kan verrast zijn door de gekregen feedback en niet direct weten hoe hierop te reageren. Door aan te geven dat je open staat voor een vervolggesprek gun je de ontvanger tijd om over de feedback na te denken en hoe hij of zij de feedback kan gebruiken om zichzelf te verbeteren.

Over TruQu
TruQu is een online tool om makkelijk  en gericht feedback te vragen. Zo kan iedereen in de organisatie het hele jaar door feedback vragen, hiervan leren en zich ontwikkelen. Zo leert en ontwikkelt de organisatie mee.

[minti_button link=”https://truqu.com/?lang=nl” size=”medium” target=”_self” lightbox=”false” color=”accent” icon=””]Bezoek de TruQu website voor meer informatie[/minti_button]

[thrive_leads id=’29427′]