TruQu als hulpmiddel voor ‘het goede gesprek’ en de ontwikkeling van de medewerkers van Vlirdens
Vlirdens is een consultancybureau in Doorn en specialist in personeelsplanning. Zelf spreken ze liever van ‘workforce management’. Vlirdens stimuleert de consultants die er werken om zich continu te ontwikkelen. Als zij geïnspireerd zijn om elke dag het beste uit zichzelf te halen, draagt dat bij aan de kwaliteit van hun inzet bij klanten én van Vlirdens als organisatie. Vanuit die filosofie is er binnen Vlirdens veel aandacht voor persoonlijk leiderschap. Zo doorloopt elke nieuwe medewerker een tweedaags leiderschapsprogramma, is er jaarlijks een ontwikkeldag en een persoonlijk opleidingsbudget. TruQu als instrument draagt bij aan het leuker en makkelijker maken van die ontwikkeling.
Workforce management is het optimaal afstemmen van de hoeveelheid werk op het in te zetten personeel. Vlirdens is vooral actief in de zorg en in callcenters, maar ook bij overheden, de politie en het Leger des Heils. Overal gaat het om hetzelfde principe: dat het volledig potentieel van mens en organisatie wordt benut. Als het fundament klopt, kan er vrijheid, trots en rust ontstaan. Workforce management, de omvattende naam voor Vlirdens expertise, is de dagelijkse drijfveer. Planning is een belangrijk aangrijpingspunt om veranderingen door te voeren in organisaties en daarmee de klanttevredenheid te verhogen, organisatiedoelen te realiseren en mensen in hun kracht te zetten.
HRD-manager Josine Thiadens en directeur Bart van der Wijst vertellen over de implementatie en het verloop van TruQu binnen de organisatie. “TruQu is geen doel, TruQu is het middel.”
Bak gekleurde knikkers
Josine Thiadens: “Als wij bij klanten aan het fundament werken, moeten we dat natuurlijk in onze eigen organisatie ook goed op orde hebben. Er is binnen Vlirdens veel ruimte voor ontwikkeling van medewerkers, zodat ze zich geïnspireerd en bekwaam voelen om de opdracht bij een klant optimaal te volbrengen. We begonnen tien jaar geleden als een stel ‘knappe koppen’; we waren van origine een soort netwerkorganisatie met veel energie en ideeën. Een bak met allemaal gekleurde knikkers: we stuiterden alle kanten op. Met de groei van het bedrijf ontstond behoefte aan focus en aanscherping van onze identiteit. We namen de tijd om goed na te denken over onze visie, onze overtuiging en waar we nou precies elke dag voor opstaan. Zo werd onze ‘WHY’ geformuleerd. Workforce management is ons vak en onze passie. En dat begint bij aandacht voor onze mensen.”
Bart van der Wijst vult aan: “We willen het graag kloppend maken bij onze opdrachtgevers. Dat drijft ons elke dag weer en daar worden we enthousiast van. Dus, moet het bij ons ook intern kloppen. Wát maakt Vlirdens nou precies Vlirdens? Onze kernwaarden vatten we samen onder de noemer BLIKS: Bevlogen, Leidend, Inventief, Kundig en Samen. Bevlogen om opdrachtgevers naar een hoger niveau te helpen. Leidend door initiatief te nemen. Inventief om workforce management op de juiste manier in te richten. Met kundigheid en vakmanschap. En we doen dat altijd samen, we inspireren en helpen elkaar.”
“TruQu past”
Vanwege de aandacht voor persoonlijke ontwikkeling is regelmatig ophalen van feedback belangrijk. De HRD-manager zegt hierover: “Vlirdens werkt met 360 graden feedback. Want, tips van collega’s zijn belangrijk, maar we vragen ook nadrukkelijk onze klanten om verbeterpunten. Vroeger werkten we met lange vragenlijsten, formulieren waar je zo twee uur in kon verdrinken. Niet handig. We zochten een instrument waarmee we sneller, makkelijker en gerichter feedback konden vragen. Korte feedback over een kleiner thema. En vaker.” Bevlogen, Leidend, Inventief, Kundig en Samen. Bevlogen om opdrachtgevers naar een hoger niveau te helpen. Leidend door initiatief te nemen. Inventief om workforce management op de juiste manier in te richten. Met kundigheid en vakmanschap. En we doen dat altijd samen, we inspireren en helpen elkaar.”
Zo kwam TruQu in beeld.
Gedragen besluit
Om draagvlak te creëren begon Vlirdens bewust met een pilotgroep met de belangrijkste sleutelfiguren, die binnen Vlirdens op strategisch, tactisch en operationeel niveau met HR bezig zijn. Zo kon er een gedragen besluit worden genomen om met TruQu te starten. Vervolgens is de aanpak gedeeld met de rest van de medewerkers.
Josine Thiadens: “Onze boodschap was helder: TruQu is geen doel, maar een middel. Een instrument. Het doel is een gezonde feedbackcultuur binnen Vlirdens en het faciliteren van je eigen ontwikkeling. Daar waren we vanaf het begin heel duidelijk over. We zien TruQu echt als iets wat je kan helpen om frequenter met je ontwikkeling bezig te zijn en dat gestructureerd vast te leggen. Door TruQu kunnen we ontwikkeldoelen tastbaar en meetbaar maken.”
Bart van der Wijst: “Feedback geven en ontvangen was al onderdeel van onze cultuur. Maar, om dat gestructureerd te doen, vaker, eenvoudiger, met ruimte voor continue reflectie op je functioneren, daar is TruQu echt een goed middel voor.”
“Door TruQu kunnen we ontwikkeldoelen tastbaar en meetbaar maken”
Gewoon doen
Op de vraag hoe de verandering aankwam bij de andere medewerkers, zeggen Bart en Josine in koor: “Nou, niet zomaar!” Ze legt uit: “Het heeft geholpen dat we steeds minder vrijblijvend zijn geworden in het gebruik van TruQu. Hoewel we niet zo van het ‘verplichten’ zijn, hebben we onze medewerkers sterk geadviseerd en aangemoedigd om TruQu te gebruiken. Bij de bestaande medewerkers had dat nog een zetje nodig; nieuwe medewerkers krijgen het meteen vanaf hun onboardingstraject mee.”
Een goed gesprek
Josine Thiadens: “Tijdens de ontwikkeldagen en in overleg met een managing consultant bepalen onze mensen hun doelen en focus. We gaan ervan uit dat iedereen, wat je functie ook is, een ontwikkelbehoefte heeft. Er is altijd wel iets waar je beter in wilt worden of waar je gericht feedback op wilt vragen. Je haalt dat op bij je klant, je collega’s en je leidinggevende om een zo compleet mogelijk plaatje te krijgen. De beoordeling die voorheen eens per jaar plaatsvond, vindt nu eigenlijk continu plaats.”
Met TruQu kun je ook extern feedback vragen. Iets wat voor Vlirdens nuttig is, omdat consultants vaak bij klanten zijn. Volgens directeur Bart van der Wijst zou dit nog wel meer gebruikt mogen worden.
Toekomst
Tot slot vertelt Josine over de toekomst van HR binnen Vlirdens en hoe TruQu hier in past.
“Het gaat nu al goed, maar er is altijd ruimte voor verbetering. TruQu zou nog vaker gebruikt kunnen worden, korter, gerichter, op diverse thema’s. Mensen gebruiken nu vooral de templates die TruQu biedt. Door gerichter op thema’s feedback te vragen, kunnen we het continue gesprek op gang houden. Dus niet meer in dat vaste periodieke ritme, maar er meer een continu proces van maken.”
Ze sluit af: “Voor de toekomst zie ik ontwikkeling op het gebied van belonen. Ik wil bij Vlirdens graag onderzoeken op welke moderne manieren wij onze medewerkers kunnen blijven boeien om ze aan onze organisatie te verbinden. Een persoonlijke wens is dat we het voor elkaar krijgen om op termijn het belonen volledig los te koppelen van ontwikkelen en beoordelen. Hoe? Dat weet ik nog niet precies, maar ik ben er wel nieuwsgierig naar. Ik ben er van overtuigd dat dat de toekomst is. We willen bij Vlirdens hierin graag voorop lopen.”
