Ben je benieuwd hoe je presentatie ging? Twijfel je soms over je eigen functioneren? Begrijp je niet waarom je bent afgewezen bij een sollicitatie? Ben je benieuwd hoe dat ene gesprek beter had kunnen verlopen? Het is tijd om feedback te vragen!

Maar, feedback vragen kan soms als spannend worden ervaren. Hoe ben je duidelijk genoeg? Wat voor vragen kun je het beste stellen? En, wat wil je er uiteindelijk uit kunnen halen? Door de juiste vragen te stellen, kun je tot interessante inzichten komen over je persoonlijke ontwikkeling en verbeterpunten. Dit is waardevol om te groeien.

Er bestaan diverse regels, methoden en technieken als het gaat om het vragen van feedback. Uiteindelijk gaat het erom dat gever en ontvanger zich hier fijn en veilig bij voelen. Het durven vragen om feedback begint bij een veilige cultuur in de organisatie, dit is de basis.

1. Wees niet bang

Managementexperts gaven advies aan Intermediair om het vragen van feedback gemakkelijker te maken. Eén van deze tips: wees niet bang. Een veilige cultuur is key voor het vragen van feedback.

Dorien Lameris geeft aan als manager er bewust voor te kiezen zich vrij kwetsbaar op te stellen om zo het beste uit zichzelf te halen, maar ook uit haar medewerkers. “Vanaf het moment dat ik een leidinggevende rol heb gekregen, heb ik ervoor gekozen om op vaste momenten te vragen om feedback. Vaak heb ik zicht op mijn eigen leerpunten, maar soms hoor ik feedback waarmee ik als manager extra groei kan doormaken. Ik wil een sfeer creëren waarbij het normaal is kwetsbaar te zijn, elkaar te mogen aanspreken en te leren van elkaar.” (Intermediair, 2014)

2. Kies het juiste moment

Teamleider Frank Leenhoven bij Evides Waterbedrijf vertelt aan Intermediair: “Mocht je feedback willen op een bepaald voorval, doe dat dan zo snel mogelijk. Dat maakt het gemakkelijker om informatie op te pikken en eventueel de mening van anderen te toetsen.”

Medewerkers willen niet één of twee keer feedback in het jaar, maar willen continu constructieve feedback ontvangen en hun meningen kunnen delen. Niet alleen van leidinggevenden, maar ook van partners, collega’s en andere betrokkenen. Alles om er voor te zorgen dat de medewerker continu aan de slag kan met zijn eigen functioneren.

Hierbij is het doel om de talenten van de medewerkers optimaal te kunnen benutten en persoonlijke ontwikkeling te stimuleren. Medewerkers die hun talenten kunnen inzetten en eigen initiatieven kunnen nemen, ervaren meer werkgeluk, zijn meer betrokken en presteren beter. Dit is niet alleen gunstig voor de medewerker zelf, maar uiteindelijk voor de doelen van de hele organisatie.

Dit continue proces wordt niet door één persoon bestuurd, maar door diverse beoordelaars. Zoals de collega’s met wie je actief hebt gewerkt in projectteams, maar ook klanten en partners kunnen jou feedback geven. Feedback vragen doe je na elke belangrijke prestatie en dat zorgt ervoor dat je leert om het ontvangen van feedback leuk te vinden.

3. Vraag naar een tip en een top

Maak feedback vragen minder spannend door te vragen naar een tip en een top. Zo hoef je niet bang te zijn voor alleen maar negatieve feedback, maar ben je verzekerd van een positieve top. Door te zorgen dat je feedback krijgt over wat goed ging en wat nog beter kan, stimuleer je je ontwikkeling. Positieve feedback levert overigens erkenning van inzet en gedrag op en zorgt ook voor enthousiasme en betrokkenheid.

Zorg dat je deze vraag specifiek maakt voor de gever. Dus niet: ‘Kun jij mij een tip en top geven over mijn functioneren?’ Maar: ‘Kun jij mij een tip en top geven over hoe ik het interview met Anne de Vries heb gevoerd?’.

4. Stel open vragen

Je vraagt feedback om meer inzicht te krijgen in je functioneren. Aan een ‘ja’ of ‘nee’ heb je dus vrij weinig. Het is belangrijk om open vragen te stellen zodat je de kans op een uitgebreid en relevant antwoord vergroot. Stel vragen die beginnen met ‘wat’, ‘hoe’, ‘wie’, ‘wanneer’ of ‘waarom’.

De feedbackgever wordt gedwongen om bij het beantwoorden van open vragen volledig gebruik te maken van zijn of haar eigen kennis, ervaring en gevoelens. En, dat is wat je uiteindelijk wilt.

5. Benoem de 4G’s

Jij als feedbackontvanger vraagt aan de feedbackgever een situatie te beschrijven waarbij bepaald gedrag opviel. Daaropvolgend vraagt de ontvanger om het gevoel te benoemen dat zijn of haar gedrag heeft opgewekt bij de gever. De feedbackgever probeert dan inzicht te geven in het gevolg van het gedrag van de ontvanger. Tot slot kan de gever nog het gewenste gedrag proberen te omschrijven. Een verandering die hij of zij graag zou zien.

Maar, hoe zorg je ervoor dat je een krachtige vraag stelt met dit gewenste resultaat? Je zou kunnen vragen: ‘Zou je – uitgedrukt in de 4G’s – iets willen noemen dat je opvalt aan hoe ik functioneer?’

6. Vraag verschillende mensen

Om een volledig beeld te krijgen van je functioneren is het handig feedback te vragen vanuit verschillende invalshoeken. Zo creëer je een 360 graden feedback proces. Bij 360 graden feedback spreken meer dan twee personen zich uit over de medewerker. Dit kunnen managers zijn, maar ook een coach, collega’s of klanten. Zo ontstaat er een compleet beeld van de medewerker en zijn prestaties.

Feedback van verschillende mensen maakt de feedback nauwkeuriger, meer reflecterend op prestaties en meer validerend dan feedback van een persoon alleen. Dit maakt de informatie nuttiger voor zowel de carrière als de persoonlijke ontwikkeling.

Het lijkt gemakkelijk om in je eigen vertrouwde wereld te blijven, maar zo heb je geen enkel idee of je ergens kunt verbeteren. Wil je groeien? Dan heb je mensen om je heen nodig die jouw verbeterpunten inzien en jou kunnen vertellen hoe jij presteert. Zo blijf je scherp en alert.

7. Bedank de feedbackgever

En, als je dan de feedback hebt gekregen waar je om vroeg… Wees dan dankbaar. Managementadviseur Peter Ambagtsheer laat aan Intermediair weten: “Don’t shoot the messenger. Het geven van eerlijke feedback getuigt van moed en dwingt respect af. Werknemers laten ermee zien dat ze willen investeren in de relatie.” (Intermediair, 2014)

Interim manager Renate Kooistra zegt daarover: “Wees dankbaar voor het feit dat iemand de moeite neemt om zijn of haar visie met jou te delen. Je bent kennelijk de moeite waard en het wordt je gegund om te verbeteren. Wanneer je bedankt voor de feedback, weet deze persoon dat je ook een volgende keer bereid bent naar feedback te luisteren.” (Intermediair, 2014)

Nu je weet hoe je feedback moet vragen, is het tijd om het toe te passen in de praktijk. Dit is een kwestie van ‘gewoon doen’. De app en webapplicatie van TruQu zal je op een leuke manier ondersteunen bij het vragen van feedback aan collega’s, klanten of partners. Met TruQu’s Performance Management software kun je de volledige performance cyclus van je organisatie borgen.

[thrive_leads id=’29427′]